WhatsApp como canal de comunicação interna

Enviado por Fleischportal.de am 11. Abril 2019, publicado em companhia

A ideia partiu do mestre açougueiro Dirk Ludwig de Schlüchtern e foi desenvolvida pelo consultor de operações da DFV Axel J. Nolden: Um sistema que simplifica, agiliza e torna mais compreensível a troca diária de informações em um açougue artesanal. Um sistema que pode ser montado com um orçamento pequeno e que em grande parte não requer um treinamento extenso dos funcionários, pois é baseado em um aplicativo que quase todos os proprietários de smartphones usam todos os dias: o WhatsApp.

Dirk Ludwig, que, junto com Axel Nolden, foi convidado da reunião do grupo de estratégia de digitalização no açougue da Associação Alemã de Açougueiros em Frankfurt, desenvolveu a ideia no retorno de um seminário que trata do uso do WhatsApp para comunicação com o cliente. Segundo Ludwig, a ideia básica é muito simples: por que não utilizar as funções do WhatsApp para se comunicar com os funcionários das diversas áreas de sua empresa? Em vez de escrever um bilhete, por que não enviar uma mensagem de WhatsApp para um “celular do departamento”?

As vantagens da mensagem do celular: Não se perde facilmente, tem horário de envio e recebimento e o remetente pode determinar se e quando a mensagem foi lida. O destinatário também pode responder diretamente à mensagem e responder. Além disso, podem ser enviadas não apenas mensagens, mas também documentos, fotos ou pequenos vídeos. Por exemplo, o mestre açougueiro de Schlüchtern armazenou todas as instruções de operação de suas máquinas nos grupos de WhatsApp de sua empresa. Isso significa que eles estão disponíveis para todos os usuários do sistema.

Como parte do Grupo de Estratégia de Mudança Digital da Associação Alemã de Açougueiros, o mestre açougueiro e o consultor da DFV tiveram a oportunidade de apresentar seu sistema e discuti-lo com os membros do comitê. Dirk Ludwig descreveu casos de uso práticos típicos, por exemplo, um dispositivo com defeito ou ingredientes que tiveram que ser encomendados novamente. Ambos seriam simplesmente fotografados pelos funcionários responsáveis e adicionados ao grupo interno de WhatsApp correspondente. O destinatário então relata neste grupo: “O dispositivo foi reparado” ou “Está em espera”.

Axel Nolden, que expandiu o sistema de Ludwig e o tornou adaptável para empresas de diversos tamanhos, destacou as opções simples de documentação. Grupos individuais do WhatsApp, completos com imagens e documentos anexados, podem ser salvos no computador do escritório ou na Internet – por exemplo, na nuvem – e, claro, também impressos em papel. Isso significa que os processos podem ser rastreados posteriormente, os participantes e os históricos de tempo são salvos pelo software e é fácil rastrear quando qual mensagem foi lida e respondida.

Segundo Nolden e Ludwig, a limpeza de salas ou máquinas ou temperaturas de salas frias também podem ser documentadas. Uma fotografia de uma sala limpa - completa com a data, hora e nome da pessoa responsável - diz mais do que uma marca num pedaço de papel; o mesmo se aplica, claro, a uma fotografia do termómetro da câmara frigorífica. No entanto, os profissionais recomendam envolver as autoridades relevantes antes de alterar o seu sistema desta forma.

Na versão mais simples, dois dispositivos móveis são suficientes para Nolden e Ludwig: um “celular do funcionário” que é usado pelo responsável na empresa e um “celular do chefe” no qual as mensagens são coletadas. Além disso, há o computador do escritório que normalmente está disponível de qualquer maneira e roda a versão estacionária do WhatsApp, além de uma rede sem fio interna da empresa, uma WLAN. Se a empresa for maior, pode fazer sentido utilizar dispositivos adicionais nos departamentos e também montar grupos de WhatsApp separados para cada área.

Para garantir a segurança quando o assunto é proteção de dados, o consultor da DFV Nolden recomenda fortemente a compra de celulares da empresa que rodam apenas o WhatsApp da empresa. Para isso é necessário um cartão telefônico; para os demais dispositivos é suficiente que estejam conectados à WLAN da própria empresa. Se também for necessário integrar vans de vendas ou outras áreas fora da empresa, Nolden recomenda a compra de cartões telefônicos baratos para os celulares que estão em trânsito por lá. O consultor da DFV desaconselha expressamente o uso de celulares particulares dos funcionários para comunicação interna da empresa.

Os participantes do Grupo de Estratégia de Mudança Digital avaliaram excepcionalmente bem o sistema de comunicação criado por Dirk Ludwig e Axel Nolden porque é simples, flexível e rápido de usar. O único problema, porém, é a falta de capacidade de troca automática de dados do WhatsApp com outros programas da empresa. No entanto, a introdução de grupos internos de WhatsApp pode tornar a organização interna muito mais fácil e simples. Os primeiros membros do grupo estratégico já começaram a introduzir tais sistemas nas suas empresas. O consultor da DFV, Axel Nolden, que também apresentou o sistema de comunicação na conferência senior master em Würzburg e Hanover, informa e aconselha as empresas membros interessadas. Ele também estará disponível como pessoa de contato no estande da Associação Alemã de Açougueiros, no Hall 12 da IFFA, em Frankfurt, em maio.

O Grupo de Estratégia Comercial Mudança Digital no Açougue, fundado pelo presidente da DFV, Herbert Dohrmann, é formado por representantes selecionados das empresas associadas. Pretende-se preparar o tema para as empresas guildas, desenvolver assessoria e apoiar a diretoria executiva da DFV no desenvolvimento de uma estratégia de digitalização do comércio de açougues.